Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukainen velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käytöstä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Nominia Creative (3008261-7), Poikkiluhdantie 214, 37860 VALKEAKOSKI

Yhteydenotot tietosuojaa koskevissa asioissa: Saara Salminen, P. 044 220 4289, sähköposti: saara@nominia.fi

2. Rekisterin nimi

Nominia Creativen asiakas-, tilaaja-, sähköposti-, prospekti- ja markkinointirekisteri.

3. Tietosuojakäytäntö

Nominia Creative sitoutuu suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä henkilötietolain (523/1999), tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojakäytännön ehdot käyttämällä sivustoa. Käyttäjä antaa sivustoa käyttäessään rekisterinpitäjälle suostumuksen sivustoon liittyvien evästetiedostojen käyttöön ja tallentamiseen.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi, kehittäminen ja analysointi, markkinointi sekä muu asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Tämän lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin ja tutkimustoimintaan. Rekisterinpitäjä voi käyttää rekisteröidyltä saamiaan yhteystietoja suoramarkkinointiin. Henkilötietojen käsittely ja sen lainmukaisuus perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen.

Asiakkaat: 

• Asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen: asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen, hallinta ja kehittäminen.
• Palvelujen tarjoaminen ja tuottaminen
• Asiakastietojen sekä asiakashistorian hallinta.
• Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen sekä palvelutoimenpiteiden, toimeksiantojen tai laskutuksen hallinta ja laadun varmistaminen.
• Sähköisten tietosisältöjen välitys niiden tilaajille

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös asiakkaan tunnistamiseksi ja mahdollisten väärinkäytösten estämiseksi.

Asiakaspuheluiden tai videotapaamisten nauhoituksia käytetään pääasiassa palveluiden tuottamisen sujuvaksi mahdollistamiseksi. Sen lisäksi niitä voidaan käyttää palvelutapahtumien todentamiseen, asiakkaiden ja rekisterinpitäjän oikeusturvan varmistamiseen, palvelun laadun kehittämiseeni sekä mahdollisten väärinkäytösten ehkäisemiseen tai turvallisuussyistä.

Verkkosivuston käyttäjät ja potentiaaliset asiakkaat:

• Palvelujen markkinointi potentiaalisille asiakasyrityksille ja sivustovierailijoille: markkinointia voidaan kohdistaa rekisteröitävälle, yritykselle, sivustovierailijalle tai luonnolliselle henkilölle vain tämän itse sen salliessa
• Markkinointiviestinnän kohdentaminen, tuote- ja palvelutarjonnan kehittäminen sekä liiketoiminnan kehittäminen ja raportointi
• Asiakastutkimus ja tilastolliset analyysit: asiakkuuksien analysointi, ennustaminen, ryhmittely ja kehittäminen
• Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja -tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisterissä käsiteltävät tiedot

Asiakassuhteeseen perustuva asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan syntyy esimerkiksi silloin, kun asiakas on rekisteröity Nominia Creativen asiakkaaksi tai on osapuolena sopimuksessa, joka liittyy edellä mainitun yrityksen hoitamaan toimeksiantoon tai hyödyntää edellä mainitun yrityksen palveluita muulla tavalla.

Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja: asiakkaan etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, edustamansa yritys tai työpaikka, asema edustamassaan yrityksessä tai työsuhteessa, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, sukupuoli, äidinkieli, tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, ostotapahtuma- ja asiointitiedot rekisterinpitäjän eri kanavissa, kanta-asiakastiedot ja muut vastaavat ryhmittelytiedot, käyttäjätunnus ja salasana, vaihtoehtoiset toimitusosoitteet, tiedot tuotearvioinneista tai markkinointikampanjoihin osallistumisesta sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot. 

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan asiakkaalta asiakassuhteen tai toimeksiannon syntyessä tai suoraa asiakkaalta itseltään henkilökohtaisissa tai etäyhteydellä tapahtuvissa tapaamisissa, sähköposteissa, sähköisen lomakkeen välityksellä tai muissa viestimissä, joita asiakas käyttää asioidessaan rekisterinpitäjän kanssa. Lisäksi tietolähteitä voivat olla henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavat yritykset ja viranomaiset, kuten Väestörekisterikeskuksen päivityspalvelu, Yritystietojärjestelmä, Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteri ta muu vastaava toimija. 

Henkilötietoja sisältäviä yhteydenottoja lähettävän on syytä huomioida, että suojaamattomana lähetetyn sähköpostiviestin tietoturva on heikko eikä tiedon salassapitoa ja suojaamista voida tällöin täysin varmistaa. Tämä on syytä huomioida erityisesti yksityisyyden kannalta arkaluonteisten tietojen osalta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa rekisteriselosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

Asiakastietoja voidaan siirtää tai luovuttaa asiakkaan tekemän toimeksiannon toteuttamiseksi tai asiakkaan suostumuksella väliaikaisiin rekistereihin, kuten arvonta-, kontaktointi- tai tutkimusrekistereihin. Näiden väliaikaisten rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten erikseen informoidulla tavalla. Nominia Creative voi lisäksi luovuttaa henkilötietoja perintätoimistolle, jos se on tarpeellista maksujen perintään liittyvistä syistä. 

Tietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksiantaman telemarkkinointiyrityksen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Tietojen omistajuus ei tällöin siirry rekisterinpitäjältä ulkopuolisille, eikä ulkopuolisilla ole oikeutta niiden käyttöön toimeksiantoa laajemmalla tavalla. 

Rekisterinpitäjän lukuun tietoja voivat käsitellä: 

• Adobe Systems Incorporated
• Facebook Inc 
• Google LLC 
• LinkedIn Corporation
• Microsoft Corporation 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta asiakkaiden henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan tarvittaessa tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi kuitenkin siirtää tai luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle henkilötietolain sallimilla tavoilla mikäli:

• tiedot siirretään maahan tai ko. maassa sijaitsevaan organisaatioon, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai
• sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso, tai
• mikäli rekisteröitävä on antanut siihen suostumuksensa.

9. Tietojen käsittelijät ja rekisterin suojauksen periaatteet 

Henkilötiedot säilytetään aina luottamuksellisina. Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Kaikki mahdollinen manuaalinen tai fyysinen aineisto säilytetään rekisterinpitäjän hallinnoimassa lukitussa toimitilassa. Valvomaton kulkeminen tiloissa on ulkopuolisilta estetty, ja ulkopuolisten henkilöiden pääsy tiloihin on valvottua. 

Tietojärjestelmiin tallennetut sähköiset tiedot ovat vain rekisterinpitäjällä työskentelevien, rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Tietojen käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietojärjestelmien käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietoverkko ja laitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. 

8. Tietojen poistaminen

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti asiakkuuden voimassaolon ajan tai toimeksiannon päättymiseen asti. Tietoja voidaan valikoidusti säilyttää myös tulevia toimeksiantoja varten. 

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta. Lisäksi tietoja voidaan joutua poistamaan valvonnan seurauksena, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista toimintaa tms. Tietojen poistossa on huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta tietoja.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus mm. säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

10. Rekisteröidyn tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle (yhteystiedot selosteen alussa). Rekisterinpitäjä vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti.

Asiakkaalla on myös tietojensa korjaus- ja muokkausoikeus. Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamiseksi tai tiedon muuttamiseksi. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle (yhteystiedot selosteen alussa). Rekisterinpitäjä vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti.

Yhden tarkastus-, korjaus- tai muokkauspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. 

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten. Rekisterinpitäjä hankkii verkkomainontaa mm. Facebookilta ja Googlelta. Nämä yhtiöt eivät koskaan saa rekisteröidyn henkilötietoja rekisterinpitäjän välittämänä, vaan verkkomainonta perustuu eväisteisiin. 

Tietosuojaseloste on päivitetty 4.5.2021.